Aktualizacja: 1 października 2026 r. | Czas czytania: ok. 9 min

Krajowy Fundusz Szkoleniowy — jak uzyskać dofinansowanie?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) wspiera rozwój kompetencji osób pracujących. W 2026 r. zmieniły się zasady ubiegania o środki: wnioski składa się elektronicznie, realizator szkolenia musi mieć wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR), a wysokość finansowania zależy od liczby osób zatrudnionych przez wnioskodawcę.

Nie ma jednego terminu naboru dla całej Polski. Właściwy powiatowy urząd pracy (PUP) publikuje lokalny harmonogram, priorytety i dokumenty. Poniżej opisujemy ogólną ścieżkę; przed złożeniem wniosku sprawdź regulamin swojego urzędu.

1. Czym jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy?

KFS jest częścią Funduszu Pracy przeznaczoną na wsparcie kształcenia ustawicznego osób pracujących. Finansowanie ma pomagać w dostosowaniu umiejętności do potrzeb rynku pracy i zmian zachodzących w firmach. Przyznanie środków nie jest automatyczne — wniosek musi spełniać warunki ustawowe, priorytety naboru i kryteria oceny właściwego PUP, a urząd dysponuje ograniczoną pulą pieniędzy.

2. Kto może ubiegać się o wsparcie w 2026 r.?

W 2026 r. wsparcie KFS nie ogranicza się już do pracodawców zatrudniających co najmniej jedną osobę na umowę o pracę. Środki mogą finansować kształcenie pracowników i pracodawców, osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Wniosek składa uprawniony podmiot do PUP właściwego ze względu na siedzibę albo miejsce prowadzenia działalności.

Co do zasady wnioskodawca musi przez co najmniej sześć miesięcy bezpośrednio poprzedzających złożenie wniosku opłacać składki na Fundusz Pracy albo być z nich zwolniony z mocy prawa. PUP sprawdza również m.in. zaległości publicznoprawne, status podmiotu i warunki pomocy de minimis. Szczegóły sprawdź w regulaminie właściwego naboru.

3. Na jakie koszty można przeznaczyć środki?

W zależności od wniosku i regulaminu środki KFS mogą pokrywać m.in.:

• szkolenia i inne formy kształcenia ustawicznego;
• studia podyplomowe;
• egzaminy lub uzyskanie dokumentów potwierdzających umiejętności, kwalifikacje albo uprawnienia zawodowe;
• wymagane badania lekarskie i psychologiczne związane z kształceniem;
• ubezpieczenie NNW związane z udziałem w kształceniu.

W 2026 r. szkolenie musi prowadzić instytucja posiadająca aktualny wpis do Bazy Usług Rozwojowych. We wniosku trzeba uzasadnić wybór usługi, jej związek z potrzebami podmiotu oraz zgodność z priorytetem naboru.

4. Ile wynosi dofinansowanie?

W 2026 r. maksymalny udział KFS w kosztach kształcenia zależy od liczby osób zatrudnionych przez wnioskodawcę:

• do 90% kosztów — dla podmiotów niezatrudniających pracowników albo zatrudniających nie więcej niż 9 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy;
• do 70% kosztów — dla pozostałych podmiotów.

Limit wsparcia na jednego uczestnika wynosi do 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym. Obowiązuje również roczny limit dla jednego wnioskodawcy, zależny od wielkości podmiotu: do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia dla podmiotów zatrudniających do 9 osób lub bez pracowników; do 8-krotności dla zatrudniających 10–49 osób; do 12-krotności dla 50–249 osób; do 14-krotności dla większych podmiotów.

5. Jak złożyć wniosek krok po kroku?

1. Znajdź właściwy urząd. Ustal PUP według siedziby podmiotu albo adresu prowadzenia działalności.
2. Sprawdź nabór i priorytety. Terminy, dokumenty i lokalne kryteria publikuje każdy PUP osobno. Wniosek musi wpisywać się w co najmniej jeden priorytet właściwy dla danego naboru.
3. Załóż lub przygotuj konto organizacji na portalu praca.gov.pl. W 2026 r. wnioski PSZ-KFS składa się elektronicznie, w kontekście właściwego podmiotu i w terminie ogłoszonego naboru.
4. Wybierz usługę i sprawdź realizatora. Potwierdź aktualny wpis instytucji do BUR, program, liczbę godzin, cenę i sposób potwierdzenia efektów kształcenia.
5. Przygotuj uzasadnienie i załączniki. Opisz potrzebę szkolenia, jego związek z priorytetem i plan dalszego wykorzystania kompetencji. Dołącz wymagane dokumenty, w tym program kształcenia oraz dokumenty dotyczące pomocy de minimis, jeżeli dotyczą wnioskodawcy.
6. Porównaj koszt z rynkiem i wyjaśnij wybór realizatora. Urząd może oceniać zasadność ceny, kwalifikacje realizatora oraz dopasowanie usługi do potrzeb.
7. Wyślij wniosek w terminie wraz z wymaganymi załącznikami i podpisem elektronicznym akceptowanym w danym naborze. Zachowaj potwierdzenie złożenia.
8. Poczekaj na rozpatrzenie i podpisz umowę. Nie rozpoczynaj ani nie opłacaj kształcenia przed zawarciem umowy z urzędem — wcześniejsze rozpoczęcie może wykluczyć koszt z finansowania.

6. Obowiązki po przyznaniu środków

Po podpisaniu umowy z PUP realizuj kształcenie zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem i warunkami umowy. Gromadź faktury, potwierdzenia uczestnictwa, dokumenty ukończenia oraz inne wymagane dowody wydatków. PUP może kontrolować realizację umowy. Niewykorzystane środki, wydatki niezgodne z przeznaczeniem albo naruszenie warunków mogą skutkować obowiązkiem zwrotu dofinansowania.

Przed zawarciem umowy z uczestnikiem lub realizatorem sprawdź w umowie KFS zasady rezygnacji, nieukończenia szkolenia, rozliczenia i ewentualnego zwrotu środków.

Podsumowanie

Aby uzyskać dofinansowanie z KFS, dopasuj kształcenie do priorytetów naboru, wybierz realizatora szkolenia z wpisem do BUR i złóż elektroniczny wniosek PSZ-KFS do właściwego PUP w ogłoszonym terminie. W 2026 r. maksymalne wsparcie wynosi do 90% kosztów dla podmiotów zatrudniających do 9 osób lub niezatrudniających pracowników oraz do 70% dla pozostałych podmiotów, przy dodatkowych limitach na osobę i wnioskodawcę. Przyznanie środków zależy od oceny wniosku i budżetu urzędu.

Więcej praktycznych informacji o wyborze usług znajdziesz w naszym poradniku jak znaleźć szkolenia z dofinansowaniem w BUR.